Asesoría Laboral para PYMES: Evita Sanciones y Cumple Plazos

El día que el inspector te avisa de que llevas tres meses sin regularizar

Imagina la escena: un lunes de octubre, a las 10:15, te llama el teléfono de la oficina. No es un cliente, no es el proveedor. Es la inspección. Te dicen que un alta que se hizo con tres días de retraso y una variación de jornada que no se comunicó a tiempo están siendo objeto de expediente. Y tú, mientras escuchas, miras la hoja de cálculo donde “llevabas el control” y te das cuenta de que el control estaba en tu cabeza, no en el sistema.

Lo que sorprende es que esto no le pasa a empresas que maltratan a sus empleados. Les pasa a negocios serios, con facturación estable, que contratan a personas de confianza y asumen que “eso de la Seguridad Social” lo gestiona la gestoría de siempre o lo llevan ellos mismos con un Excel. Aquí es donde la mayoría se equivoca: creen que la asesoría laboral es un lujo para multinacionales. No lo es. Es la misma razón por la que no haces la contabilidad fiscal con una calculadora: porque un error en la nómina o en un alta tiene consecuencias legales inmediatas, mientras que un error contable tiene consecuencias diferidas.

El 1 de agosto de 2026 entró en vigor el Real Decreto 643/2026, que amplió de 3 a 6 días naturales el plazo para comunicar bajas y variaciones de datos de trabajadores por cuenta ajena a la TGSS. Parece una buena noticia, ¿verdad? Tienes más margen. Pero el margen extra no elimina la obligación. Si comunicas la baja al séptimo día, sigues en incumplimiento. Y si además no comunicas el contrato al SEPE en los 10 días siguientes a su concertación, estás acumulando dos incumplimientos distintos con dos entidades distintas.

Lo que realmente te obliga la ley (y lo que no)

Hay un mito muy extendido en el mundo de las pymes: “si el trabajador no me pide que le dé de alta hasta que me avisa, no pasa nada”. Es mentira. La solicitud de alta en la Seguridad Social debe tramitarse obligatoriamente con carácter previo al inicio de la relación laboral, con una antelación de hasta 60 días naturales. No depende de que el trabajador lo pida. No depende de que sea un contrato temporal. No depende de que sea la primera semana. Si empieza a trabajar un lunes, el alta debe estar tramitado antes de ese lunes.

No solicitar esa afiliación previa está tipificado como infracción grave en el artículo 22.2 de la LISOS y se sanciona con multas de entre 751 y 7.500 euros por trabajador. Sí, por trabajador. Si tienes cinco personas en la plantilla y no has regularizado las altas correctamente, la multa potencial se multiplica. Y no es una multa teórica: es una cantidad que sale de tu caja, que no puedes deducir como gasto en la declaración de la sociedad, y que además puede abrir la puerta a un expediente completo sobre toda tu actividad laboral.

Otra cosa que mucha gente no sabe: la incorporación al Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social es preceptiva y obligatoria para todas las empresas, independientemente del número de trabajadores que tengan en alta. No hay umbral mínimo. Si tienes un solo autónomo en alta, o diez empleados fijos, o una mezcla de contratos, necesitas estar en RED. Y si no lo estás, cualquier intento de comunicar un alta o una baja va a fallar, y ese fallo es el primer rastro que deja la inspección cuando mira hacia atrás.

Plazos que te comen la jornada: la tabla que deberías tener pegada en la pared

Aquí es donde la complejidad se vuelve abrumadora. No es que la ley sea caprichosa; es que hay varias entidades con plazos distintos que se cruzan en el tiempo. Y si lo llevas tú, o si lo lleva una persona que no se dedica exclusivamente a esto, es fácil perderse.

Acción	Plazo	Entidad	Consecuencia del incumplimiento
Alta en Seguridad Social	Hasta 60 días antes del inicio	TGSS	Infracción grave: 751-7.500 € por trabajador
Comunicación de baja o variación	6 días naturales desde el hecho	TGSS	Infracción administrativa
Comunicación de contrato al SEPE	10 días desde su concertación	SEPE	Infracción administrativa
Presentación modelo 111	1-20 de abril, julio, octubre, enero	AEAT	Recargo + posible sanción
Ingreso de cuotas SS	Último día del mes siguiente al devengo	TGSS	Recargo + posible sanción

Fíjate en la última fila. La liquidación de cuotas a la Seguridad Social vence el último día del mes siguiente al del devengo de las retribuciones. Si tus trabajadores cobran a fin de mes, el devengo es ese mes, y la cuota se ingresa el último día del mes siguiente. No es el día 1, no es el día 20, no es “cuando haga yo la declaración de la renta”. Es una fecha concreta. Y si te pasas, el recargo empieza a correr.

El modelo 111, en cambio, es trimestral. Se presenta entre los días 1 y 20 de los meses de abril, julio, octubre y enero. Aquí está la confusión clásica: mucha gente cree que si presenta el 111 a tiempo, está al día de todo. No. El 111 es la declaración de retenciones de IRPF sobre rendimientos del trabajo. Las cuotas de la Seguridad Social son otra cosa, con otro plazo y otra entidad. Son dos obligaciones separadas que se cruzan en el tiempo y que, si no las llevas separadas en la cabeza o en el sistema, se vuelven un nudo.

El SMI, los convenios y el error silencioso en la nómina

Hablemos del Salario Mínimo Interprofesional. El SMI establecido mediante el Real Decreto 145/2024 quedó fijado en 1.134 euros brutos mensuales abonados en 14 pagas para la jornada completa de trabajo. Esta cifra es el suelo. Ningún trabajador puede cobrar menos de esto. Pero aquí viene el problema que casi nadie detecta hasta que llega la inspección: el SMI no es la única referencia salarial.

Cada convenio colectivo tiene sus tablas salariales, y muchas veces esas tablas están por encima del SMI. Si tu sector tiene un convenio que establece un salario mínimo de 1.200 euros para una categoría concreta, y tú pagas 1.134 porque “es el SMI”, estás en infracción. No es un error grave, no es una sanción de 7.500 euros, pero es una deuda salarial. Y las deudas salariales se acumulan. Si llevas dos años pagando por debajo del convenio, la inspección puede exigirte la regularización de todo ese periodo, con intereses de demora.

Lo que sorprende es que esto pasa más de lo que se cree en negocios con pocos empleados. Un autónomo que contrata a su primera persona a tiempo parcial, o una agencia de diseño que tiene dos diseñadores y un community manager, a menudo no tiene claro qué convenio aplica. Y sin saber el convenio, no sabes si el salario es correcto. Y sin saber si el salario es correcto, no sabes si las retenciones de IRPF están bien calculadas. Y si las retenciones están mal, el modelo 111 va a estar mal. Y si el 111 va mal, la AEAT va a llamar.

No se trata de ser experto en derecho laboral. Se trata de tener a alguien que revise la estructura salarial de tu empresa al menos una vez al año, que sepa qué convenio aplica, que verifique que los salarios están por encima del suelo legal y que las retenciones se calculan sobre la base correcta. Eso no es un lujo. Es la diferencia entre un expediente abierto y un expediente que nunca llega.

Qué cambió en 2026 y por qué tu sistema antiguo ya no sirve

El cambio más significativo de los últimos meses es la ampliación del plazo para comunicar bajas y variaciones. Antes del 1 de agosto de 2026, tenías 3 días naturales. Ahora, 6. Parece una mejora, pero en la práctica cambia la forma en que debes organizar tu trabajo. Si antes necesitabas comunicar la baja al día siguiente para tener margen, ahora puedes esperar a la semana que viene. Pero si antes tenías un proceso de “lunes comunico, martes verifico”, ahora ese proceso se ha relajado, y la relajación lleva a la desorganización. Y la desorganización lleva a los errores.

Además, la obligatoriedad del Sistema RED para todas las empresas, sin importar el tamaño, ha significado que muchas microempresas y autónomos con empleados hayan tenido que incorporarse a un sistema digital que no conocían. Eso ha generado una curva de aprendizaje que todavía estamos pagando en forma de errores. La buena noticia es que, si ya estás en RED, el sistema te ayuda a mantener el historial. La mala noticia es que, si no lo llevas al día, el historial es tu evidencia contra ti.

Para 2026, la tendencia es clara: la digitalización de la relación empresa-trabajador-Administración no va a retroceder. Los plazos no van a alargarse más. Lo que va a cambiar es la capacidad de la Administración para cruzar datos. Si tu sistema de nóminas no está sincronizado con tus comunicaciones a la TGSS, el cruce va a detectar la discrepancia. Y no va a ser un inspector humano el que lo detecte; va a ser un algoritmo. Y los algoritmos no tienen días libres ni vacaciones.

Preguntas que me hacen todos los lunes

¿Puedo gestionar la asesoría laboral yo mismo si tengo pocos empleados?

Puedes intentarlo, pero estás asumiendo un riesgo que no te compensa. No se trata de que la ley sea compleja de entender; se trata de que la ejecución es donde está el riesgo. Un alta con tres días de retraso no es un error conceptual; es un error de ejecución. Y si tienes cinco empleados, tienes cinco oportunidades de equivocarte al mes. La pregunta no es “¿puedo hacerlo?”, sino “¿cuánto vale mi tiempo frente al coste de una multa de 751 euros?”.

¿Qué pasa si no comunico el contrato al SEPE?

El SEPE exige que las empresas comuniquen el contenido de los contratos laborales formalizados y sus prórrogas en un plazo máximo de 10 días siguientes a su concertación. Si no lo haces, incumples una obligación administrativa. Las consecuencias pueden ir desde una sanción menor hasta la apertura de un expediente más amplio, dependiendo de la gravedad y de si hay reincidencia. No es la sanción más alta del libro, pero es un rastro que, si se acumula con otros incumplimientos, cambia el tono de la inspección.

¿El modelo 111 lo presento aunque no tenga retenciones?

Sí. La obligación de presentar el modelo 111 es trimestral, independientemente de si has practicado retenciones o no. Si no has practicado retenciones, presentas el modelo con ceros. No presentar el modelo, aunque sea con ceros, es un incumplimiento. Y la AEAT no distingue entre “no presenté porque no había retenciones” y “no presenté porque se me olvidó”. El plazo es el mismo: entre los días 1 y 20 de abril, julio, octubre y enero.

¿La gestión laboral es lo mismo que la gestoría contable?

No. La gestoría contable se centra en la facturación, los gastos, la IVA, la declaración de la sociedad y los impuestos directos. La gestión laboral se centra en las nóminas, las altas y bajas, las comunicaciones a la TGSS, los contratos, los convenios y las retenciones de IRPF sobre el trabajo. Son dos mundos que se tocan en el modelo 111, pero que son distintos. Si tienes una gestoría que te hace la contabilidad pero no revisa las nóminas, tienes un hueco enorme. Si tienes una gestoría que hace las nóminas pero no se integra con tu contabilidad, tienes otro hueco. Lo ideal es que ambos servicios estén en la misma mesa, porque las retenciones que calculas en la nómina son las que declaras en el 111, y las cuotas que ingresas a la Seguridad Social son las que van a tu contabilidad como gasto.

¿Cuánto cuesta un alta mal hecha?

Entre 751 y 7.500 euros por trabajador, según el artículo 40 de la LISOS. A eso súmale el tiempo que te lleva regularizarlo, el estrés de la comunicación con la inspección, y el posible recargo sobre las cuotas no ingresadas. Si tienes una plantilla de diez personas y tres altas están mal hechas, estamos hablando de un escenario donde la multa potencial supera los 20.000 euros. Eso no es un gasto imprevisto; es un gasto que se puede evitar con una revisión previa.

¿Puedo cambiar de gestoría laboral sin perder la historia de mis empleados?

Sí, pero debes gestionar la transición con cuidado. La historia laboral de tus empleados está en la TGSS, no en tu gestoría. Lo que estás perdiendo es la memoria interna de cómo se gestiona tu plantilla: qué convenio aplica, qué salarios tenéis, qué permisos se han tomado, qué horas extra se han trabajado. Si cambias de gestoría sin hacer un traspaso bien organizado, la nueva gestoría va a partir de cero, y ese periodo de “aprendizaje” es donde se generan los errores. Asegúrate de que la transición incluya una revisión completa de la situación actual antes de que empiecen a gestionar los nuevos ciclos.

¿Qué es el Sistema RED y por qué me obligan a usarlo?

El Sistema RED es la plataforma telemática de la Tesorería General de la Seguridad Social para la gestión de las obligaciones de las empresas. La incorporación al Sistema RED es preceptiva y obligatoria para todas las empresas, independientemente del número de trabajadores que tengan en alta. No es opcional. No hay exención para autónomos con un solo empleado. No hay exención para microempresas. Si tienes trabajadores en alta, necesitas estar en RED. Y si no lo estás, cualquier gestión va a ser más lenta y más propensa a errores.

¿La IA puede hacer el trabajo de la asesoría laboral?

Puede hacer el trabajo repetitivo: preparar los modelos, generar las comunicaciones, verificar fechas. No puede hacer el trabajo de juicio: interpretar un convenio, resolver una duda sobre un tipo de contrato, decidir si una variación de jornada es una modificación sustancial o no. En Datali Group, los agentes de IA hacen el trabajo repetitivo, y los economistas colegiados revisan y firman. No es un sistema “sin intervención humana”. Es un sistema donde la intervención humana está donde importa. Si te ofrecen una solución laboral “100% automática”, desconfía. La ley laboral no es un algoritmo; es un cuerpo normativo que requiere interpretación.

¿Qué pasa si mi trabajador se va y no comunico la baja a tiempo?

Tienes 6 días naturales desde la fecha de la baja para comunicarla a la TGSS. Si te pasas, incumples la obligación. Las consecuencias dependen de la gravedad y de si es una incidencia aislada o un patrón. Una baja no comunicada a tiempo puede generar una sanción administrativa. Y si además no has comunicado el contrato al SEPE en los 10 días siguientes a su concertación, estás acumulando dos incumplimientos. La clave no es la velocidad, sino la constancia: si tienes un proceso que garantiza que toda baja se comunica dentro del plazo, no vas a tener problemas.

¿Vale la pena una asesoría laboral externa si ya tengo un administrador de datos?

Sí, y aquí va mi opinión a contracorriente: tener un administrador de datos interno no elimina la necesidad de una asesoría laboral externa. Tu administrador de datos puede gestionar las comunicaciones a la TGSS, puede preparar los modelos, puede llevar el control de plazos. Pero no va a estar al día de los cambios normativos de forma proactiva. No va a interpretar los convenios nuevos. No va a revisar si la estructura salarial de tu empresa es correcta frente al SMI y al convenio. La asesoría laboral externa no es duplicar trabajo; es cubrir el hueco de conocimiento especializado que tu equipo interno no tiene y no necesita tener. Es la misma lógica por la que no haces la estrategia de marketing tú mismo aunque tengas un community manager: necesitas a alguien que sepa lo que no sabes.

Lo que viene: la normalización del cruce de datos

En los próximos meses, lo que va a cambiar no es la norma, sino la capacidad de la Administración para aplicarla. El cruce de datos entre la TGSS, el SEPE y la AEAT va a ser más automático, más frecuente y más agresivo. Si tu sistema interno no está sincronizado con tus obligaciones externas, la discrepancia va a saltar. Y cuando salta, ya no es un inspector el que te llama; es un sistema.

No se trata de tener miedo. Se trata de tener orden. Si tu asesoría laboral revisa cada alta, cada baja, cada variación, cada modelo, cada ingreso de cuotas, no tienes que preocuparte de que un algoritmo detecte algo que tú no viste. Tienes a alguien que mira por ti, con el mismo rigor con el que tú miras por tu negocio.

La pregunta no es si necesitas asesoría laboral. La pregunta es si puedes permitírtela. Y la respuesta, en la mayoría de los casos, es que sí, porque el coste de no tenerla es mucho más alto que el coste de tenerla.