# Compras B2B: Cumplimiento Legal y Factura Electrónica en España > Compras B2B en España: límites de pago en efectivo, plazos de pago, indemnización de 40 euros por retrasos y obligatoriedad de la factura electrónica. - URL: https://dataligroup.com/blog/compras-b2b-cumplimiento-legal-factura-electronica/ - Autor: Carlos Martínez Barriga - Publicado: 2026-10-04 - Categorías: ecommerce --- **Resumen ejecutivo** - El pago en efectivo entre empresas está bloqueado por ley si el importe roza los 1.000 euros, una línea roja que muchas pymes cruzan por descuido al cerrar pedidos B2B. - La factura B2B ya no es opcional: la Ley 18/2022 obliga a facturas electrónicas, con multas de hasta 10.000 euros para quien siga mandando PDFs por email. - Si tu cliente te paga tarde, la ley te da un derecho automático: 40 euros de indemnización por costes de cobro, aunque no lo hayas pedido en el contrato. - El umbral de la declaración informativa (Modelo 347) es bajo: 3.005,06 euros anuales por proveedor/cliente. Un solo pedido grande puede disparar la obligación de declarar. - Retener IRPF a proveedores autónomos (15% o 7%) es tu responsabilidad como empresa; si no lo haces, la Agencia Tributaria te busca a ti, no a ellos. ## La factura que no llegas a enviar porque tu ERP no la reconoce Imagina la escena: cierras un contrato con un cliente corporativo. El pedido es complejo, cruzas tres países, hay retenciones de IVA y tu equipo comercial celebra el cierre. Pero cuando llega el momento de cobrar, tu proveedor de software te dice que no puede generar la factura porque el formato no es válido para la verificación de la AEAT. Aquí es donde la mayoría se equivoca. Piensan que "facturar" es mandar un PDF. En 2026, para operaciones B2B, eso es técnicamente una infracción. La realidad es más dura: la administración exige trazabilidad, formato específico y control de devengo. Si tu operativa de compras y ventas B2B sigue dependiendo de hojas de cálculo y correos, no tienes un problema de eficiencia. Tienes un riesgo fiscal que puede costarte una multa o, peor, una investigación. El volumen de transacciones entre empresas no para de crecer, pero la estructura fiscal española sigue siendo de los años 90. Esa tensión es donde se generan los errores. Y los errores, en materia fiscal, no se perdonan: se sancionan. ## Lo que la ley te obliga a hacer antes de que el dinero entre Olvida la idea romántica de que "lo pactado es ley". En el mundo B2B, el Estado ha decidido que ciertos pactos son nulos o están limitados para proteger el flujo de caja y evitar el impago. El primero de los muros es el **plazo de pago**. Según el [Boletín Oficial del Estado](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-21830), el plazo máximo que puedes pactar con un cliente es de 60 días naturales desde la recepción de la mercancía o servicio. ¿No pusiste nada por escrito? Entonces rige el plazo supletorio: 30 días. Si tu contrato dice "pagar a 90 días", esa cláusula es ineficaz. No puedes exigir 90 días. La ley te limita a 60. Y si se pasa de ese plazo? Aquí viene el mito desmontado. Muchos administradores financieros creen que tienen que pelear por cada céntimo de intereses moratorios. Falso. La misma norma del [BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-21830) establece que, en caso de retraso, el acreedor tiene derecho a exigir de forma **automática** una cantidad fija de **40 euros** en concepto de indemnización por costes de cobro. No tienes que probar cuánto te ha costado mandar cartas de reclamación. Son 40 euros. Automáticos. Si tu departamento de tesorería no tiene un proceso para aplicar esta indemnización en cada factura impagada, estás regalando dinero. ### El límite del efectivo que nadie te cuenta Otro error clásico en compras B2B: pagar en metálico. Parece inofensivo. "Es una pequeña compra para la oficina". Pero la ley es tajante. No pueden pagarse en efectivo las operaciones en las que intervenga al menos un empresario o profesional por un importe igual o superior a **1.000 euros**. Ojo: no es la suma de varias operaciones. Es la operación individual. Si compras material de oficina por 1.050 euros y pagas en efectivo porque el proveedor lo pide, la sanción es proporcional: **25%** sobre el importe pagado en metálico. Eso son 262,50 euros de multa por una compra que costó 1.050. En el entorno B2B, donde los importes unitarios son altos, cruzar esa línea es fácil si no centralizas el pago. Por eso, integrar las compras B2B en tu gestoría no es un lujo de organización; es una barrera de protección contra sanciones evitables. ## Factura electrónica: el fin del PDF y el nuevo "idioma" de tu tesorería Hablemos de la factura. Desde la entrada en vigor de la [Ley 18/2022](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818), el artículo 12 establece la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas para todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales B2B. Esto suena a "cambio de formato". No lo es. Es un cambio de arquitectura. La factura ya no es un documento que tú creas y envías. Es un dato estructurado que debe poder verificarse. Si sigues enviando PDFs, incumples la norma. Y la sanción no es un aviso: puede ir desde un apercibimiento a una **multa pecuniaria de hasta 10.000 euros**. Para una pyme con márgenes ajustados, una multa de 10.000 euros por "mal enviar la factura" es un golpe al EBITDA que dura meses. Lo que sorprende es la ignorancia sobre el **devengo**. El [BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696) señala que, cuando el destinatario es un empresario o profesional, la factura debe expedirse **antes del día 16 del mes natural siguiente** a aquel en que se haya producido el devengo del IVA. Muchos equipos de contabilidad esperan a fin de mes para "cerrar". Si el devengo se produjo el día 20 de marzo, tu factura debe estar expedida antes del día 16 de abril. No antes del 31. Si la expides el 18 de abril, vas tarde. ¿Qué pasa si vas tarde? El riesgo de regularización por la AEAT. Esta obligación obliga a una digitalización real. No basta con escanear papeles. Necesitas un sistema que: 1. Capture el pedido. 2. Genere la factura en el momento del devengo. 3. La emita en el formato legal exigido. 4. La registre automáticamente. Si tu proceso actual requiere que un humano revise cada factura, copie datos a Excel y luego la mande por email, tienes un cuello de botella que la IA puede resolver. En Datali Group, usamos agentes de IA para que el trabajo repetitivo (mapeo de partidas, validación de formatos, envío) lo haga la máquina, y los economistas colegiados revisen y firmen. Es la única forma de escalar las compras B2B sin perder control. ### Retenciones: el impuesto que pagas en nombre de otros Otra zona minada en las compras B2B son las retenciones. Si contratas a un autónomo para que haga un servicio (un abogado, un diseñador, un consultor), tú no solo le pagas. Tienes que **retener** parte de su factura y ingresarla a Hacienda en su nombre. La regla general, según la Agencia Tributaria, es un tipo del **15%** a cuenta del IRPF. Si el profesional está en sus primeros años de actividad, baja al **7%**. Aquí es donde la mayoría se equivoca: creen que la retención es cosa del autónomo. No. Es cosa tuya. Si no retienes, la AEAT te lo exigirá a ti, más intereses de demora. Y si retienes de más, el autónomo te lo reclamará. Es un cable a dos velocidades que, si no lo manejas con precisión, acaba en una relación rota con un proveedor clave o en una sanción por no ingresar retenciones. > **10.000 euros** — Es la cuantía máxima de la multa por incumplir la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas B2B, según la Ley 18/2022. [Fuente: BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818) CONSULTA GRATUITA **¿Tu facturación B2B está lista para la factura electrónica?** Deja de gestionar el riesgo fiscal manualmente y automatiza tu cumplimiento. [Gestoría fiscal ecommerce →](https://dataligroup.com/gestoria-fiscal-comercio-electronico/) consulta gratuita ## La declaración informativa: cuando tus proveedores te delatan (y a ti mismo) Pasa el año. Llega marzo. Y aparece el Modelo 347. La declaración anual informativa. Muchos directores financieros la ven como un trámite administrativo aburrido. Es un error de perspectiva. El Modelo 347 es el mecanismo por el que la AEAT cruza sus datos con los de tus proveedores y clientes. La obligación nace cuando el importe agregado anual de operaciones con un mismo cliente o proveedor supera los **3.005,06 euros** (IVA incluido). Es un umbral bajo. En el B2B, un solo proyecto o un solo gran pedido puede superarlo. Según la Agencia Tributaria, debes presentar esta declaración respecto a todos esos operadores. Si olvidas a uno, o si metes mal el NIF, o si no sumas bien las operaciones, el cruce de datos fallará. ¿Qué pasa cuando falla? 1. **Discrepancias:** Hacienda ve que tu proveedor declaró 100.000 euros de ventas contigo, y tú no declaraste esa compra en tu 347. 2. **Investigación:** Abren una comprobación de oficio. 3. **Sanción:** Por incumplimiento de obligaciones formales. Es el tipo de sanción que "no duele" en el momento, pero que marca tu expediente. Y en 2026, con el acceso de la AEAT a más datos en tiempo casi real (gracias a la factura electrónica), esas discrepancias se detectan antes, no después. Para entender mejor cómo encaja esto en el ecosistema digital, es clave revisar la [Novedad Compras Internet Hasta 150 Euros](/blog/novedad-compras-internet-hasta-150-euros/), que aunque parece menor, afecta a la trazabilidad de micro-compras que a veces olvidamos declarar. ## Qué cambió en el juego B2B y hacia dónde va en 2026 Hemos estado durante años en una transición. La factura electrónica no llegó de golpe, sino por fases. Pero ahora, en 2026, el polvo se ha asentado. Ya no es "se viene la factura electrónica". Es "la factura electrónica es la norma y quien no la usa, incumple". El cambio de mentalidad es el dato más relevante. Antes, la digitalización era una cuestión de velocidad ("vamos más rápido"). Ahora es una cuestión de supervivencia ("si no automatizo, me sancionan"). La tendencia para los próximos meses no es tecnológica, es de **gobernanza de datos**. Las pymes con operativa compleja (varias sedes, varios países, varios canales de cobro) están descubriendo que el problema no es el software, sino el dato. Si tus compras B2B están dispersas en tres ERPs distintos, y tus ventas en un CRM, y tus retenciones en una hoja de cálculo, no tienes visibilidad. Y sin visibilidad, no hay control fiscal. Esto es especialmente crítico para quien opera en entornos multicanal. Si estás vendiendo también al consumidor final, la lógica cambia. Te recomendamos leer nuestro análisis sobre [Que Es El B2B E Commerce](/blog/que-es-el-b2b-e-commerce/) para entender cómo separar los flujos de caja y las obligaciones fiscales entre cliente corporativo y consumidor final, porque mezclarlos es la vía rápida al error. Además, la presión sobre la liquidez está cambiando. Con los plazos de pago limitados a 60 días y la obligación de la factura electrónica, el ciclo de caja se ha comprimido. Las empresas que no optimicen su [Iva B2B Ecommerce Empresas Espana](/blog/iva-b2b-ecommerce-empresas-espana/) y gestionen bien el devengo, verán cómo su tesorería se asfixia. No se trata de adivinar el futuro. Se trata de adaptarse a las reglas que ya están escritas en el BOE y que, por inercia, muchas empresas siguen ignorando. ## Preguntas frecuentes sobre compras B2B y fiscalidad ### ¿Puedo pactar un plazo de pago de 90 días con mi cliente B2B? No. La ley establece un máximo de 60 días naturales desde la recepción de la mercancía o servicio. Si no hay pacto expreso, el plazo es de 30 días. Cualquier cláusula que exceda los 60 días es ineficaz. Fuente: [BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-21830). ### ¿Cuánto cobro si mi cliente me paga tarde? Además de los intereses, tienes derecho a una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro. Es automática, no necesitas demostrar el coste real de la reclamación. Fuente: [BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-21830). ### ¿Tengo que pagar siempre por transferencia si compro a otro empresario? No siempre, pero sí si el importe es igual o superior a 1.000 euros. Pagar en efectivo por encima de ese límite conlleva una sanción del 25% sobre el importe pagado. Fuente: [BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-11473). ### ¿Qué es el Modelo 347 y por qué es tan importante? ### ¿La factura electrónica B2B es ya obligatoria? Sí. Desde la Ley 18/2022, todos los empresarios y profesionales deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en relaciones B2B. El incumplimiento puede sancionarse con hasta 10.000 euros. Fuente: [BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818). ### ¿Hasta cuándo tengo que expedir la factura B2B? Antes del día 16 del mes natural siguiente al devengo del IVA. No es el fin de mes, es el día 16. Fuente: [BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696). ### ¿Debo retener impuestos si contrato a un autónomo? ### ¿Puedo usar una hoja de cálculo para gestionar mis compras B2B? Técnicamente puedes, pero es un riesgo operativo y fiscal. Si no generas la factura electrónica en el momento y con el formato correcto, incumples la ley. Las hojas de cálculo no garantizan el formato legal ni la trazabilidad exigida por la AEAT. ### ¿Qué pasa si mi proveedor me envía un PDF en vez de factura electrónica? Como empresa, tienes la obligación de *recibir* facturas electrónicas. Si te envían un PDF, deberías solicitarles la versión válida. Si lo aceptas y lo registras así, estás participando en el incumplimiento de la norma de factura electrónica B2B. ### ¿Hay diferencias si vendo B2B y B2C a la vez? Sí, enormes. El B2C tiene reglas de consumo, derecho de desistimiento y otros impuestos. El B2B tiene reglas de devengo, retenciones y plazos de pago distintos. Mezclar los procesos contables de ambos es la principal fuente de error en pymes con canal mixto. Puedes profundizar en [Ecommerce B2B Cumplimiento Fiscal Facturacion Electronica](/blog/ecommerce-b2b-cumplimiento-fiscal-facturacion-electronica/). ## Tu operativa B2B no es un problema de software, es de dirección En 2026, la frontera entre "gestión financiera" y "compliance fiscal" ha desaparecido. No puedes separar lo uno de lo otro. Cada compra B2B es, simultáneamente, una decisión de tesorería, una obligación de factura electrónica, una retención de IRPF y una entrada en el Modelo 347. La mayoría de las pymes españolas siguen tratando estos procesos como administrativos, delegados en el "último de la cadena". Pero las multas, los intereses y las investigaciones no los asume el administrativo. Los asume la sociedad. Y la responsabilidad, en última instancia, recae en el administrador. La tecnología ha hecho posible que el 90% de este trabajo sea automático. Pero la tecnología no decide. No firma. No responde. Eso sigue siendo trabajo de personas. En Datali Group, creemos que la dirección financiera debe recuperar el control. Usamos IA para procesar, validar y enviar. Y usamos economistas colegiados para revisar, decidir y firmar. Así, tu equipo de compras puede centrarse en negociar y crecer, mientras nosotros aseguramos que cada euro que entra y sale cumple la ley al centímetro. Si sientes que tu operativa es un mapa de riesgos no controlados, o si simplemente quieres dejar de dormir mal pensando en la próxima inspección, es hora de hablar. DATALI GROUP **Más de 10 años asegurando que tus números sean tu ventaja, no tu riesgo.** Con +200 clientes y rigor de firma colegiada. [Habla con un asesor →](https://dataligroup.com/contacto/) consulta gratuita